這篇文章要來分享這個每個人平均花不到五千塊的畢業展怎麼在夾縫中求生存，在克難中獲得成長，什麼事情必須先做，什麼地方時間要如何安排，雖然沒有標準答案，但是對於要辦類似展覽的朋友們我想就當略盡綿薄之意
我們的展覽有動畫作品和互動作品，所以屬於跟當代藝術有類似的軟硬體需求，所以一樣需要拉線，架投影機，也需要木工，需要各種美勞苦力，需要各種文宣輸出…我們就從頭開始
- 開始策劃展覽
展覽的開始如果能提前一年，也就是你在畢業前一年就開始策劃是壓力最小也可以抓誤差，以當代館為例，下年度的檔期早在前一年就已經有大略的安排，然後在隨著時間一個一個解決，不過畢竟當代是專業而嚴謹的單位…如果是一般學生往往是半年不到才想到要辦展覽，甚至因為太晚開始遇到展場借不到的窘境，其中還包括申請補助有時效性，輸出製作也都要時間，如果一方面還要顧及趕作品通常最後都是應付應付了事，如果不希望最後展覽是這種收場方式…建議如果原本系所有規定畢業一定要展覽的，最好有人前一年就開始著手處理並分工，然後決定定期開會的時間，展覽的名稱和展覽確定的時間，這是第一個前提，就算撇去藝術展覽，拿小樽大學的時候辦比賽的經驗，擊劍邀請賽如果不是在前一年就開始零籌，公文不能如期出來，送到各學校擊劍社的時間不夠讓別人考慮是否可以參加，或者太晚送到好的時間被其他比賽預先定去了…那不好意思…你乾脆不要辦了，因為辦了沒人來你可能更難收拾後果，我想這是對任何大型活動也通用的，提前一年你有更多的時間考慮周詳，一年其實很短了 - 定期開會
很多人討厭開會，這是因為召集會議的人自己也沒想好需要討論什麼，變成你沒有問題我沒有問題大家散會，開會沒有效率沒有成效，之所以定期開會一定有需要定期確認的事物，例如展覽主題定好了沒，大家一起決定，展覽時間定好了沒，如果展覽是務必要讓哪些老師能夠出席，或者讓哪些學生有時間可以參觀，是否要避開一些例行的假日，期中期末或者招生，這些時間表都可以從學校的行事曆去查出來作規劃，老師的時間也是可以很早就先與老師商量，越早計畫越有選擇時間的權力，會議必須有紀錄，以小樽這個展覽為例，每次開會完都會把開會結論當晚發Email給所有人存查，有意見者下一次開會提出，沒有特別事情盡量不要請假…但是如果遇到每次都有理由遲到或缺席的同學…身為一個測展人我建議你可以請他考慮自己辦個展，不然最後你會要負擔他的責任，這是我的切身之痛，還有每次開會也要記得check所有人的分工進度，如果有人來不及有人提早完成就可以作調度 - 申請補助
學生之所以為學生因為還在學，有的人case接很大很有錢…會願意為展覽多出，但是有的人家境未必富裕，也未必有案子可以接有錢可以賺，這種狀況事先一定要協調好，因為有太多的展覽因為碰到錢的問題讓人翻臉，學生展覽目前依照小樽問過的學長姊或朋友不管是全班一起展或者少數人一起展，多半兩到三萬跑不掉，這原因主要來自展場的收費以及展場布置…展場佈置中尤其以木工花費是最主要的大款項，但是如果這兩樣問題都解決掉…剩下最後的大款項就只有文宣的輸出費用…下面小樽會提出關於這部份花費的一些經驗。
沒有錢怎麼辦…當然要先問問看有沒有補助，首先如果是係所自己的畢業展，成熟一點的係所通常會些微補助學生的畢業展，到系所辦公室或院辦公室問問看，或者在往上有個專門負責學生活動的課外活動組，小樽還在擔任所學會長的時後辦過一些球賽活動，課外活動組就有給予補助，你不主動問人家也不會主動告訴你，這種事情就是自己要積極，展覽的話就要看各學校的學生相關單位是否有辦法可以申請，就算沒有…該單位通常也會知道校外有什麼學生補助方案，能嘗試的就去申請。
國藝會目前為止的補助有一條限制是不可以跟升學有關，所以如果是畢業展當然理論上是不行的，但是硬要去試會怎麼樣我也不曉得，還有一個地方…名字比較難記，他是教育部的社教〈社會教育〉司，網站上沒什麼資料，請打電話直接去問，至少到今年為止的規定都是一月跟六月各有一次，錯過就再等一年，許多補助都是有時效性的，過了就別想申請，而多半辦理期限也很多都是以半年或一年為限，這也是為什麼辦展覽最好提前一年的另外一個理由，另外就是展覽當地的縣市政府或者鄉鎮市公所，有時後他們的文化課可能剛好有什麼輔助方案也是有可能的，不要放棄任何可能性，積極去爭取…補助是給主動積極的人申請的，被動的怨天尤人錢也不會從天上掉下來，如果有幸申請到補助，請絕對要遵照人家的程序好好辦理，也要看清楚是否要辦理結案核銷，如果需要就要請大家展覽期間所有發票收據都按照規定留好，要打統編的就一定要打，否則後果也是很難收拾。 - 器材借用
器材的借用也是另外一種贊助的來源，也是省錢的方法，如果貴重器材能夠借到或者自己出當然是最好不過的，但是越是現代的展覽動不動就需要投影機之類的，如果用買的我看一個人大概要準備五萬來等吧，而且如果真的用公費買了，展覽完畢要分贓也是個頭痛的問題，如果沒有事先協調好…最後也有可能變成反目成仇，畢竟展覽用過的東西也未必是你想賣就可以馬上賣掉，不能速速結帳只會讓問題拖更久，所以能夠借用的器材，只要事先打聽好並辦理好預約，多半自己的系所辦公室會有一些器材可以借用，最好早早就去找助理詢問辦法，需要老師簽名畫押的，最好早早就把程序跑完，因為事情拖到最後總是有意外，事先做好不吃虧，系所以外當然所屬學院辦公室或者同學院的其他系所都可以問問看是否能夠調度，只要提早告知並且沒有跟該系所學生借用時間衝突，其實應該是很好協調，或者你有人脈有機會可以向業界的業主來談器材贊助的話當然更好，但是不論跟哪些單位借用了東西，務必事先記錄好借用規範，東西怎麼來怎麼還人家，而且要確實交代給所有展覽組員，東西最好借用就有列表紀錄除非你腦袋可以記得很清楚，否則例如線才如果有買的又有借的卸展很容易搞混， 或者可以統一自己買的東西都貼個標籤，預先作點準備，讓卸展少一份麻煩，而且向人家借用東西要還有感恩的心，負起保管好的責任，不要只為了自己作品好甚至去破壞到別人的器材，這種事情只要一發生，賠東西是小事情，別人對你們的印象會大打折扣，甚至以後就會不想借你的所屬系所，會壞了不只一個人或少數人的名聲，因小失大是不智之舉，而且很不道德，要避免這種事情發生的可能性〈會特別強調就是常常看到傷痕累累的器材〉。 - 場地申請
場地申請是很多學生第一次辦展覽或活動最不知道該怎麼決定才好的一項問題，尤其是台北地區的學生，長年來可能都好像不得不考慮華山啦南海啦…等，其中以華山為許多學生的最愛，理由是因為他便宜，可是他的缺點需要花更多的費用去補，就是佈置…結果補來補去跟在其他地方展最後也差不了多少錢，至於效果是不是跟預期相同就看個人，而有些展覽場地是很勢力，如果單單一個沒名氣的學生單槍匹馬進去說要借場地，被甩都不甩的例子我也有同學遇過，可是當同學請老師”協助”打通電話以後態度180度大轉彎，客氣得不得了，這很現實可是無可奈何…所以如果遇到類似的事情，可以問問看自己系所是否有老師是在該藝術圈的，請老師出面關心一下多半可以解決，甚至可以打些不錯的折扣。
場地的好壞要看該場地是否性質上符合你們的展覽需求。有的場定根本只適合展靜態畫…你要掛投影機連天花板都沒有，所以場地勘查是100%需要的，而且這個動作可能需要分工讓所有人去勘查，而且要規定拍下照片因為不是每個人都有能力憑空想像一個空間，通常展場能選的不多，如果系所規定又是需要正式的展覽場地…大概很快就會過濾光光，場地勘查的時後，最好帶著捲尺，筆記本，相機，除了丈量展間長寬高以外，要記錄現場是否有既有的裝潢…例如木板牆…木板地，電源插座在那裡…有幾個，是110v還是220v，天花板是輕鋼架或是水泥實心，是否可以釘釘子或黏東西這些必須產地勘查就一並做紀錄，否則事後選擇時完全沒有參考意義…問題都變成是借都借了只好想辦法解決，如果這些事情都有做好甚至回家就可以開始規劃場佈了。
借用場地的時後好好看別人上網規定的借用辦法，該填寫的都寫好以後請親自登門造訪，並問清楚場地使用的限制，或者有配套其他優惠，例如停車證，現場可借用的器材，開放時間，可以佈展的時間，這些要佈展的時後就不用額外想到才去問，展覽最好往前抓開幕前四天到一個禮拜來作佈置，作品當然是要在那之前一個禮拜之前就要完成，這對於匆匆忙忙突然才要辦展覽的同學是不可能的事情…所以再次強調了提前準備的重要性，另外我要特別廣告我們這次借用的板橋435藝文中心，因為還在推廣階段…借用場地免費，後面有汽車停車場前面有機車停車場，場地規劃很好氣氛也很棒，大廳投影機解析度超高，最大的缺點只是不好找，如果有興趣的可以到板橋市公所文化課找花小姐洽詢，花小姐人很好也很熱心，展場有管理員跟警衛，人也都很好，有展覽需求的推薦可以考慮借用。 - 文宣製作
文宣製作的費用在一般學生展覽裡面大概排第三，僅次於場地費用和佈置費用，海報DM邀請卡，甚至展場有大輸出，這些費用加起來也是一筆數字…不過還好小樽這次展覽場地跟佈置沒有花到什麼錢，所以花最多的就是這筆文宣費用，在此要特別感謝前當代首席設計劉Marco的友情贊助，幫我們設計主視覺，通常學生會自己作，但是趕時間的時後可能就…，交給專業的還是有差，至於能不能找到高手設計就看個人造化，費用部分，因為海報能送的學校也有限，如果要省錢當然就是合板印刷…合板印刷一百張的價格莫約一千九百多而已，而且發不完，DM也是走合板但是要看最後同學討論要怎麼作，也有人把DM跟邀請卡設計成一起，省更多，但是人多的時後比較難塞，我們的展覽是使用M形折頁，用G2K來拼版，一個版面可以出兩張，正反印刷，折起來是剛好可以塞到DVD的大小11.4cmX18.5cm〈因為一開始就有規劃之後要作紀念光碟用〉，印了1000〈才切完就等於2000份…完全發不完〉張，加工裁切跟折以後費用總共大約是三千出頭，不含後來被改時間印貼紙的費用…大約也才四千出頭，邀請卡我另外自己用印表機印的，因為說時在邀請卡需要的數量更少，而且如果要有誠意一點，每一張邀請卡都分老師的名字印，自己印當然最省囉…一包好一點高磅數的噴墨紙大約兩百多到四五百不等。
最後額外補充一個屬於場地佈置的…但是他也是輸出…只是是大圖輸出所以我在這裡先提出，我們現場有作一個4MX2M的大圖帆布輸出，現場看到的人都覺得很有氣勢，原本那邊是想作木牆可是又怕作了也沒東西貼，所以我才另外作了一張大圖輸出直接掛，而這張大圖輸出的廠商也是Marco介紹的所以算我們很便宜…這麼大一張輸出而且隔一天就給我們，還去零頭…最後只算我們三千，因為他沒有網站，所以為了表達感謝我也在此推薦給大家，彩石廣告工程有限公司蔡先生，電話是02-29724639，手機是0936465366，他還自己開車親自送到展場給我，身為一個小小的學生很感動的阿（淚），他們也有在作當代館的輸出所以品質各位可以靠自己的眼睛鑑定…通常網路上你找的到報價的店家…要輸出這樣的價格包送到目的地…可能不止這個價錢（大圖輸出是算才的…一才等於30X30CM…所以你要輸出的大圖面積處以900就會是你的才數，乘以一才單價就是輸出的淨價，但不包含你使用的材質或施工費用…要另外加） - 新聞稿
正式的大型展覽通常會發新聞稿給媒體，甚至舉辦記者會，但是學生展覽可能要看規模跟老師的支援度，否則可能會弄巧成拙，需要相當小心，每一個報社雜誌或者平面或電視媒體都會有專門處理展覽或藝術專欄的單位，我這裡有一些資料但是是私人贊助所以不便提供，如果有需要的人請照我剛剛說的方式向各大媒體洽詢，如果你覺得你們的展覽結構完整，內容豐富，而且可以請到相當多知名的老師或藝評家舉辦座談等，才建議大規模的發新聞稿，新聞稿多半會由測展人來撰寫，內容當然就是闡述你的測展理念，為什麼要辦這個展覽…他的主題跟作品有什麼關連性，展覽特點是什麼，譬如哪些作品有什麼樣的特色，簡明扼要的內容…讓媒體可以快速瞭解這篇新聞稿是否有被報導的價值，並且也別忘了發邀請卡給該負責人，邀清他們來參與開幕，並在開目前安排同學或親自打電話去詢問對方是否有空撥空參加，但是學生畢業展覽畢竟要提什麼知名度是比較有困難的，但如果有媒體恰巧對這個展覽議題有興趣還是有機會登上報紙版面或者電視的走馬燈，正式的展覽這個步驟一定會有，反正DM或專刊上也必定會需要寫測展理念這些東西…早點完成也是好事，但是記者或媒體人都很忙，如果真的希望能邀請到人家千萬有耐心，提前告知，然後開幕前提醒或確認意願，這些都是禮貌而基本的，至於是否有真的被報導就隨緣。
上篇小樽打算就寫到這裡…這邊多半事前制作業，很多都可以很早就完成或準備好，測展其間行事曆一定不可少，要確實記錄好每一個時段要Check的事情…如果有同學不能適應或者達不到預期…如果你是個堅持品質的測展人…早一點下刀對彼此都好…等到展覽末期如果還要當好人多半是自己吃力不討好…
皆下來下一篇…小樽會針對【廣告宣傳】【場地布置】【 基本禮節】來做分享，尤其是怎麼自己作木工…可以省下多少可觀的費用，投影機架設該怎麼弄，拉線有什麼技巧，有哪些好用的展場工具，有哪些場地佈置的注意事項必須一開始就注意，動線設計和展間要怎麼安排得宜，還有最後是一些小樽從大學辦比賽學來的基本禮儀，現代人往往太過於只重視自己的權益，而失去一些感恩的舉動，我們應該如何好好表示我們的感謝，讓這個環境更好，這些都會在下一個章節提到